Ogni giorno ci troviamo al punto in cui dobbiamo salvare un file. Un file di Word, di illustrator, di Photoshop o di qualunque altro programma. Sorvolo in questa riflessione sui file di sviluppo di software, perché di solito ci sono soluzioni adeguate a gestire le versioni e quant’altro che, se sono implementate a dovere, risolvono la maggior parte dei problemi.

Dove salvare i propri file?

In questi giorni sono alle prese con un caso studio, un piccolo salto nel passato ma che mi ha messo di fronte ad una serie di questioni che si sono rivelate abbastanza spinose. Avevo coscienza che l’interrogativo dove salvare i file fosse un problema spinoso e negli anni ho cercato soluzioni a questo problema, che molti ritengono banale e non considerano quando vanno a spingere il tasto salva, ma che invece possono essere cruciali in un futuro anche non troppo lontano. Quindi, quando scegliamo dal menu File, la voce salva, cosa dovremmo fare?

Archiviare e non poter più accedere ai file

Nei giorni scorsi, mi sono trovato nella situazione, in alcuni momenti spiacevole, di aver commesso alcuni errori di archiviazione in passato. Intendiamoci, non sono tutti errori che ho fatto perché non ne avevo consapevolezza, ma con cognizione di causa e alla fine mi hanno comunque creato qualche grattacapo.

Un file dovrebbe essere per sua natura eterno, ma il problema non risiede nel file, ma prima di tutto di chi lo salva, poi dei limiti di software, delle metodologie di archiviazione utilizzate e non ultimo del supporto scelto per l’archiviazione.

Faccio un passo indietro nel passato. Quando ho iniziato a lavorare, nel lontano 1996, i dispositivi più comunemente usati erano i dischi floppy 3.5. Assolutamente inadeguati per un lavoro di grafica che superava, anche allora, ampiamente un mega e mezzo scarso di archiviazione. Si usavano quindi gli Iomega Zip. Inizialmente con uno spazio di archiviazione di 100 MB, successivamente anche un po’ più capienti.
I dischi rigidi erano poco capienti e costosi e comunque non venivano usati per trasportare i dati da un computer all’altro. Arrivarono poi i masterizzatori, ma il costo all’inizio era proibitivo. Quando supporti e periferiche furono più accessibili, il CD-ROM prima e poi i DVD, la fecero da padrone per l’archiviazione dei file. Ora facciamo un passo avanti. Alla fine di agosto 2023, per il portfolio della mia azienda, Kenitte, abbiamo deciso di inserire i progetti più importanti, quelli sviluppati qualche anno fa, quando i budget per la comunicazione erano molto più interessanti e quando c’era più tempo e spazio per sperimentare, non solo correre appresso a scadenze incombenti. Così, ho messo mano ai CD e DVD su cui negli anni avevamo archiviato la maggior parte del lavoro antecedente al 2010. Fortunatamente, successivamente eravamo passati agli hard disk. Per onor di cronaca, sapevo già cosa aspettarmi, visto che avevo cominciato tempo addietro a riversare il contenuto dei supporti ottici su hard disk e avevo già provato lo sconforto di trovare supporti illeggibili, dove sapevo si trovavano file di progetti. Stessa sorte, durante il caldo di fine agosto, è toccata ad alcuni CD e DVD degli archivi dei progetti, che ho appurato, ora non si aprono più. Ho provato di tutto, software e anche vecchi computer con vecchi sistemi operativi.
Nulla. Con un po’ di pazienza, si recuperano sempre pochi file e di solito sono irrimediabilmente corrotti.

Sicuramente, mandando i supporti ottici a laboratori specializzati, si recuperano più file, ma alla fine è più una questione di cuore che di reale bisogno, quindi sono giunto alla conclusione che va bene così.

Archiviare e trovare file mancanti

L’altro problema in cui mi sono imbattuto è stato quello della non corretta organizzazione dei file. Di solito non era un mio problema, anche se faccio ammenda e per stanchezza o distrazione mi è capitato di salvare un file in posti sbagliati. Ho riscontrato che di solito si trattava di chi ha lavorato per l’agenzia in passato: soprattutto grafici e art: fantasiosi nomi dei file, nessun riferimento alle versioni, file collegati all’interno di Adobe InDesign inseriti da cartelle esterne a quella del progetto e archiviate chissà dove, magari sul desktop e poi cancellati, per fare spazio. Quindi mi è toccato un lavoro certosino per andare a rintracciare i file in giro per le cartelle, non nascondo che in qualche occasione mi è convenuto ricreare i file, a volte con i vettoriali si fa prima.

Alla fine, ho recuperato praticamente tutto, per il caso studio su cui sto lavorando: si tratta di progetti al limite tra il cambio generazionale tra i supporti ottici e i dischi rigidi. Fortunatamente il grosso era su dischi rigidi e mettendo le cartelle dello stesso cliente all’interno di un solo hard disk, ho trovato praticamente tutti i file “dispersi”. Altra storia per i file collegati e che risultano modificati anche solo per un cambio di data durante il travaso.

Archiviare e combattere con le nuove versioni dei software

Adobe InDesign è veramente un grande software, non a caso ha distrutto QuarkXPress, ma si porta dietro un grosso problema, grosso nei termini in cui bisogna recuperare vecchi progetti: le versioni precedenti a quelle installate sul proprio computer vanno salvate nella nuova versione del programma e questo genera qualche problema ai collegamenti inseriti all’interno dei file: bisogna aggiornarli e molte volte il risultato non è quello che ci si aspetterebbe o comunque non è quello che era al momento dell’ultimo salvataggio.

Dopo l’abbandono di Flash da parte di Adobe, in realtà qualcosa è rimasto. Adobe Animate è in realtà il vecchio Adobe Flash, ma questa nuova versione, non apre i file di Flash precedenti alla versione CS4; quindi, ho dovuto anche recuperare i vecchi DVD della Creative Suite CS4 e installarli. Per la cronaca ho dovuto recuperare anche La versione subito precedente, perché la CS4 che avevamo comprato all’epoca era un aggiornamento dalla versione precedente. Un bel tuffo nel passato installare un software da un DVD. Per fortuna i DVD di fabbrica, rispetto a quelli masterizzati “in casa”, sembrano non temere il tempo. Anche se non è proprio così, un DVD che avevo acquistato di un film, a qualche anno di distanza non si legge più.


Installata la vecchia versione di Flash, ho potuto riaprire i file sorgenti e ho potuto creare un video – anche se ho perso le interazioni – del contenuto, così da poterlo diffondere sul web, visto che il formato Adobe Flash è morto e i filmati realizzati con questo software non sono più fruibili sui nuovi browser.

Archiviare, cosa ho imparato

Da questa avventura ho imparato parecchie cose, molto utili. Alcune le sapevo già e non ho potuto fare altro che andare incontro all’ineluttabile. Per chiudere questa mia riflessione, farò un elenco di cosa ho imparato, magari poi dedicherò del tempo a mettere nero su bianco questi insegnamenti:

  • Non fidarsi mai del proprio metodo di archiviazione, ce ne è sicuramente uno migliore
  • È importante travasare i supporti ottici su dischi rigidi o sul cloud. Va fatto subito, prima è meglio che poi
  • Il tempo speso alla gestione dei file dei progetti è tempo ben speso, alla lunga fa risparmiare grattacapi
  • Un portfolio aggiornato costantemente è meglio, in termini di visibilità e cura del proprio lavoro, di uno realizzato dieci o venti anni dopo o mai realizzato
  • Tre copie sono meglio di una